Jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer hat von Gesetzes wegen jederzeit einen Anspruch auf die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses oder einer Arbeitsbestätigung (Art. 330a Obligationenrecht, OR). Arbeitnehmende dürfen sowohl während des Arbeitsverhältnisses als auch bei Auflösung und auch nach der Beendigung ein Arbeitszeugnis bzw. eine Arbeitsbestätigung verlangen.
Auch im öffentlichen Personalrecht besteht jederzeit ein Rechtsanspruch, ein Zeugnis oder eine Arbeitsbestätigung ausgestellt zu bekommen. Im Kanton Zürich ist dieser Anspruch in § 46 Abs. 2 und 3 des Personalgesetztes (PG) festgehalten. Die Anforderungen an Inhalt und Form sind die gleichen wie im privaten Arbeitsrecht.
Das Recht auf Ausstellung oder Korrektur eines Zeugnisses besteht während zehn Jahren (Art. 127 OR).
Das Arbeitszeugnis, wird auch Schlusszeugnis genannt, und wird am Ende des Arbeitsverhältnisses ausgestellt. Darin wird das gesamte Arbeitsverhältnis beurteilt und es äussert sich umfassend zu Kenntnissen, Aufgaben, Leistungen und Verhalten. Aufgrund des umfassenden Charakters spricht man auch von einem qualifizierten Zeugnis.
Das Zwischenzeugnis ist auch ein qualifiziertes Zeugnis und unterscheidet sich vom Arbeitszeugnis darin, dass es in der Gegenwartsform geschrieben wird. Darin wird die Zeitperiode zwischen Anstellungsbeginn und Ausstellungszeitpunkt beurteilt mit dem Hinweis, dass ein ungekündigtes Arbeitsverhältnis besteht. Ein Zwischenzeugnis kann den Arbeitnehmenden zur Sicherung einer Leistungsbeurteilung dienen. Häufiger Grund für die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses ist ein Vorgesetztenwechsel. Grundsätzlich darf jederzeit ein Zwischenzeugnis verlangt werden.
Die Arbeitsbestätigung beschränkt sich auf die Angaben zur Art der ausgeübten Tätigkeit und der Dauer des Arbeitsverhältnisses (Art. 330a Abs. 2 OR). Eine Arbeitsbestätigung wird oft verlangt für Bestätigungen gegenüber Vermieter oder Behörden oder wenn das Zeugnis eine gerechtfertigte negative Beurteilung enthalten würde. Eine Arbeitsbestätigung kann auch dann Sinn machen, wenn das Arbeitsverhältnis nur sehr kurz gedauert hat. Aber auch bei sehr kurzen Arbeitsverhältnissen besteht grundsätzlich ein Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, selbst wenn über Leistung und Verhalten keine qualifizierten Aussagen gemacht werden können und dies entsprechend im Zeugnis festgehalten wird.
Das Arbeitszeugnis muss sich zur Position, den Aufgaben, Verantwortungen, Leistung und Verhalten der oder des Arbeitnehmenden äussern. Ausserdem sollte das Arbeitszeugnis eine Beschreibung des Unternehmens enthalten.
Das Zeugnis muss grammatikalisch einwandfrei formuliert sein und sollte den folgenden Inhalt aufweisen:
Arbeitszeugnisse müssen wohlwollend formuliert sein und dürfen das berufliche Fortkommen der Arbeitnehmenden nicht unnötig erschweren. Die Arbeitszeugnisse müssen zudem vollständig und inhaltlich richtig und damit wahr sein. Die Arbeitgeberin darf und muss gravierende negative Punkte, die für das Gesamtbild relevant sind, im Zeugnis erwähnen, hat aber auch hier die Pflicht, wohlwollend zu formulieren.
Arbeitsplatzbezogene und personenspezifische Eigenschaften, die von der Arbeitgeberin negativ beurteilt werden, dürfen nur dann im Zeugnis erwähnt werden, wenn diese der Wahrheit entsprechen, für die Leistung oder das Verhalten wesentlich sind und mit der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer zuvor auch thematisiert worden sind. Der Inhalt des Arbeitszeugnisses muss vorhersehbar sein und darf keine Überraschungen mit sich bringen.
Damit das Arbeitszeugnis als vollständig gelten kann, muss es sich ausgewogen über die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses äussern und dürfte grundsätzlich auch nicht auf Zwischenzeugnisse verweisen, was aber dennoch häufig gemacht wird. Einzelne Vorkommnisse oder die letzten schwierigen Monate am Ende des Arbeitsverhältnisses dürfen nicht übermässig gewichtet werden und zu einer Verfälschung der Gesamtbeurteilung führen. Das Zeugnis hat sich ausserdem auf für das Arbeitsverhältnis relevante Aussagen zu beschränken. In der Praxis stellt sich deshalb auch immer wieder die Frage, ob Krankheiten, Straftaten, Suchtproblematiken usw. in einem Arbeitszeugnis erwähnt werden dürfen. Hier lohnt sich im Einzelfall eine anwaltliche Beratung.
Grundsätzlich bestimmt die Arbeitgeberin wie der Inhalt des Zeugnisses formuliert wird. Solange der Inhalt wahr, klar und eindeutig ist und die Formulierung wohlwollend gewählt wurde, besteht kein Anspruch auf Abänderung. Die Verwendung von bestimmten Floskeln oder Sätzen kann der Arbeitgeberin grundsätzlich nicht vorgeschrieben werden. Verboten ist in jedem Falle die Verwendung von Codierungen. Dennoch hat sich in der Praxis ein grosser Katalog von Standardformulierungen entwickelt, die von Personalfachpersonen als Ankerbewertungen berücksichtigt werden und damit auch darüber entscheiden, ob eine Kandidatin oder ein Kandidat im weiteren Bewerbungsprozess berücksichtigt wird.
Es besteht das Risiko, dass eine grundsätzlich wohlmeinende Arbeitgeberin, die mit den Gepflogenheiten der Zeugnisausstellung nicht hinreichend vertraut ist, unabsichtlich Formulierungen verwendet, die für Rekrutierungsprofis und Personalfachpersonen eine negative Bedeutung haben. Ein bekanntes Beispiel ist die Verwendung der Formulierung, «Er erfüllt seine Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit.», um vermeintlich eine gute Leistungsbewertung auszudrücken. Eine gute Beurteilung müsste nach der Praxis hier aber lauten, «Er erfüllte seine Aufgaben zu unserer vollsten Zufriedenheit.».
Damit Arbeitnehmende sich gegen unzulässige Codierungen, unvorteilhafte und missverständliche Formulierungen oder Auslassung von Bewertungen wehren können, müssen diese erkannt und fachgerecht gerügt werden. Für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ist es andererseits wichtig, professionell formulierte und verlässliche Zeugnisse auszustellen, die keine Missverständnisse verursachen oder gar zu Streitigkeiten oder Gerichtsverfahren führen.
Im Hinblick auf die grosse Bedeutung der Arbeitszeugnisse sowie der zahlreich vorhandenen Stolpersteine, lohnt es sich, eine rechtsanwaltliche Beurteilung und Einschätzung einzuholen.
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